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Checkliste Kassenführung

Checkliste Kassenführung
Inhalt

 

1.    Art der Kassenführung

2.    Offene Ladenkasse

3.    Registrierkassen und Proprietäre Kassensysteme

4.   Kassentypen 1 und/oder 2

5.   Tagesendsummenbons

6.   Monatsberichte

7.   EDV-Registrierkassen (Kassentyp 3), Proprietäre Kassen (Kassentyp 4), PC-Kassen, PC-Kassensysteme

 


Vorbemerkungen

Der Kassenführung kommt immer dann besondere Bedeutung zu, wenn der überwiegende Teil der Einnahmen, d. h. mehr als 10 %, über die Barkasse vereinnahmt wird. Die nachfolgende Checkliste gilt sowohl für Bilanzierende als auch bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss­rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG: Denn die Finanzverwaltung stellt an die Kassenführung bei einem Einnahmen-Überschuss-Rechner die gleichen Anforderungen wie bei einem Bilanzierenden.

 

Ohne ein Kassenbuch ist es in der Praxis schwierig, die Vollständigkeit der aufgezeichneten Einnahmen plausibel darzulegen. Daher verringert sich durch eine ordnungsgemäße Kassenführung mit einem Kassenbuch bei einem 4/3-Rechner in einer steuerlichen Betriebsprüfung das Risiko, dass der Betriebsprüfer die Buchführung verwirft und Hinzuschätzungen vornimmt.

 

Hinweis: Für die Verwendung einer offenen Ladenkasse, d. h. wenn die Kasse ohne technische Hilfsmittel geführt wird, besteht ein gesondertes Merkblatt mit weiteren Hinweisen und dem Muster eines Kassenberichts.

 

 

 

  1. Art der Kassenführung
    • Offene Ladenkasse ¨
    • Registrierkasse/n, Waage/n mit Registrierfunktion
      eventuell auch mit Mobilgeräten                                             ¨
    • Proprietäre Kassensysteme ¨
    • PC-Kassensystem/e, PC-Registrierkasse/n
      eventuell auch mit Mobilgeräten ¨

 

  1. Offene Ladenkasse 
    • Liegen fortlaufend nummerierte Kassenberichte vor?
    • Wenn 2.1 = S ja, sind die Kassenberichte nach der
      „retrograden“ Berechnungsmethode[1] aufgebaut?
    • Die Mandantin/der Mandant wurde darauf hingewiesen,
      dass sie/er den Kassenbericht eigenständig erstellen
    • Der Kassenbericht wird vom Mandanten/von der

Mandantin eigenständig geführt.

  • Wird der Kassenbericht zeitnah (= täglich) erstellt?
  • Wurden tatsächlich tägliche Kassenbestandsaufnahmen
    durchgeführt?
  • Wird die tägliche Kassensturzfähigkeit gewährleistet?
  • Liegt über die tägliche Bestandsaufnahme
    (s. zu 2.5) ein Zählprotokoll vor?
Praxishinweis:

Das Fehlen eines Zählprotokolls stellt nach Ansicht des BFH’s einen formellen Mangel von erheblicher Bedeutung dar (Urteil vom 20. 3. 2015 – X R 20/13, BFHE S. 249, 390).

 

  • Sind die Eintragungen im Kassenbericht richtig und
    vollständig?
  • Liegen Belege über Barausgaben vor?
  • Laufende, tägliche Eintragung der Entnahmen
    im Kassenbericht (s. 2.1) und nicht nur am Monatsende?
  • Liegen Eigenbelege über Privatentnahmen aus
    der Kasse vor?
  • Laufende, tägliche Eintragung der Einlagen
  • Ergeben sich ohne Einlagen im Kassenbericht eventuell
    Kassenfehlbeträge?
Praxishinweis:

Denken Sie daran, dass untertägig Kassenfehlbeträge entstehen können, wenn vor Betriebseröffnung Barbeträge bei der Bank eingezahlt werden, die höher sind als der Kassenbestand am Vortag!

 

  • Liegen Eigenbelege über Privateinlagen in
    die Kasse vor?
Praxishinweis:
Auf Eigenbelege über Entnahmen und Einlagen sollte geachtet werden, da ansonsten die Kassenführung und somit die Buchhaltung einen materiellen Mangel aufweist, der zu Zuschätzungen durch die Finanzverwaltung dem Grunde nach berechtigt.

 

  • Weisen die Kassenberichte sonstige Auffälligkeiten auf
    B.:

    • Hohe Kassenbestände zur Vermeidung von
      Kassenfehlbeträgen
    • Nur glatte EURO-Beträge, die indizieren, dass
      der Kassenbestand nicht durch Auszählung ermittelt
    • Weisen die Kassenberichte ein einheitliches
      Schriftbild aus, weil sie nicht täglich geführt,
      sondern nachträglich erstellt wurden.
    • Wurde die rechnerische Richtigkeit der
      Eintragungen überprüft
    • Sonstiges:

                                                                             

                                                                             

                                                                             


 

  1. Registrierkasse/n und Proprietäre Kassensysteme 
    • Allgemeine Angaben zu Kassensystemen:
      • Kassenaufsteller
        Name:
        Anschrift:              
        Ansprechpartner:  
        Telefonnummer:                                                              
        Mobilnummer:                                                                 
        Email: 
      • Welche Art von Registrierkasse wird im Betrieb eingesetzt?
        (ggf. fragen Sie den Kassenhersteller bzw. Kassenaufsteller)

        • EDV – Registrierkasse (Kassentyp 1):
          Registrierkasse mit Bondruck (für den Kunden) und Journal-
          druck (zwei Druckwerke für Papierrollen), keine Schnittstelle,
          um Daten (= Einzelaufzeichnungen) zu exportieren. ¨
        • EDV – Registrierkasse, Proprietäres Kassensystem
          (Kassentyp 2):

          Registrierkasse mit Bondruck (für den Kunden und nur
          einem Laufwerk für eine Papierrolle), mit begrenztem Speicher
          für das elektronische Journal, keine Schnittstelle, um Daten
          (= Einzelaufzeichnungen) zu exportieren.                                          ¨
Praxishinweis:

Die Kassentypen 1 und 2 dürfen nur noch bis zum 31.12.2016  genutzt werden. Danach muss zwingend auf EDV-Registrierkassen der Kassentypen 3, 4 oder PC-Kassen umgestellt werden.
Werden die Kassen des Kassentyps 2 aufgerüstet, so dass diese die Daten langfristig speichern und exportieren können, sind sie den Kassentypen 3 bzw. 4 zuzuordnen!

 

  • EDV-Registrierkasse (Kassentyp 3):
    Registrierkasse mit Bondruck (für den Kunden und nur
    einem Laufwerk für eine Papierrolle), mit elektronischem
    Journal und integrierter Speicherkarte (oder anderem
    Speichermedium), aber mit einer Schnittstelle, um Daten
    (= Einzelaufzeichnungen) zu exportieren.                                          ¨
  • Kassentyp 4:
    Proprietäre Registrierkasse (POS[2]-Kasse) mit eigenem
    herstellerspezifischem Betriebssystem und täglicher, digitaler
    Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle (= Einzelaufzeichnungen),
    die exportiert werden können. ¨
  • Details zu den im Betrieb eingesetzten Registrierkassen 
  • Wurden die Einsatzorte und -zeiträume für jede einzelne
    Kasse (auch mobile Kassen/Orderman, etc.) protokolliert
    (s. u.)?
  • Wurden die Einsatzprotokolle aufbewahrt?
  • Musteraufbau eines Protokolls:

 

 

Fabrikat
oder
Typbezeichnung
SeriennummerEinsatzzeitraumAnzahlEinsatzort/e
vonbis
 

 

 

 

 

 

  • Bei den Kassentypen 2 bis 4 (s. 3.1.2) ist zu prüfen:
  • Werden alle steuerlich relevanten Daten[3]
    einzeln aufgezeichnet?
  • Wenn zuvor = S nein,
    kann eine Speichererweiterung durchgeführt
    werden?[4]
  • Wenn zuvor =S ja,
    wurde diese Speichererweiterung bereits
    durchgeführt?
  • Kann keine Speichererweiterung durchge-
    führt werden, liegt ein entsprechender Nach-
    weis des Kassenherstellers/Kassenauf-
    stellers vor?

 

 

 

  1. Wenn Sie in Ihrem Betrieb eine Registrierkasse der Kassentypen 1 und/oder 2 (s. 3.1.2) einsetzen, müssen zwingend die folgenden Organisationsunterlagen aufbewahrt werden (ggfs. müssen diese vom Kassenhersteller oder -aufsteller angefordert werden).

 

4.1      Bedienungsanleitung[5]

4.2      Programmieranleitung

4.3      Sonstige Organisationsunterlagen

4.4      Grundprogrammierung und Customizing,
u. a. der Stammdaten
(ggf. vom Kassenaufsteller ausdrucken oder
auf einem externen Datenträger speichern lassen)

4.5      Protokolle nach jeder Änderung der Programmierung
durch den Kassenaufsteller bzw. den Unternehmer selbst     ¨
(z. B. Änderung der Artikelpreise (bei PLU-Systemen[6]),
der Bediener, der Warengruppen, etc.)

4.6      Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-,
Bediener- und/oder Trainingsspeichern

4.7      Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung
(z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken
von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken
von Daten- und Speicherinhalten)

4.8      Verfahrensdokumentation (aktuell und historisch)

4.9      Sofern die Registrierkasse noch über ein Papierjournal
verfügt:
Wurden die Journalrollen aufbewahrt?

4.10    Wurden Durchschriften der Rechnungen, die mit
Hilfe der Registrierkasse erstellt wurden, aufbewahrt?

Praxishinweis:

Rechnungen auf Thermopapier, das mit den Jahren verblasst, bitte auf Papier kopieren. Original und Kopie zur Buchführung nehmen und auf-bewahren! [7]

 

4.11    Sonstige aufbewahrte Unterlagen:

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    
 

  1. Wenn die Journalrollen nicht aufbewahrt wurden (siehe 4.9), müssen die Tageseinnahmen durch Ausdruck und Aufbewahrung eines Tagesendsummenbons
    (= Finanzberichte, Transaktionsberichte, o. Ä.) nachgewiesen werden.
Praxishinweis:
Werden die Tagesendsummenbons auf  Thermopapier ausgedruckt, sollte sichergestellt werden, dass diese auch noch am Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) lesbar sind (im Notfall kopieren!).

 

  • Welche Berichte (Z-Bons = Tagesendsummenbons) werden beim Tagesabschluss in Schlüsselstellung „Z1Z1-Modus“ ausgedruckt?
  • Einzelbericht,
    B. Finanzbericht, Finanzartenbericht, Transaktionsbericht
    (weiter mit 5.1.1 ff.)

¨         Kombibericht,
z. B. bestehend aus Bediener-, Finanz- und Warengruppenbericht?
(weiter mit 5.2.1 ff.)

 

Mussbestandteile, die auf dem Einzelbericht (siehe 5.1) enthalten sein müssen:

  • Z1-Bon enthält Name und Anschrift des Betriebs
    zur Überprüfung der Vollständigkeit
  • Z1-Bon enthält Datum und Uhrzeit der Erstellung/
    des Abrufs
  • Z1-Bon enthält sämtliche in der Registrierkasse
    programmierbaren Stornobuchungen[8]
    (sog. Managerstorni und Nachstorni, etc.)
  • Z1-Bon enthält Retouren bzw. Warenrücknahmen
  • Z1-Bon enthält Tagesumsatz
  • Z1-Bon enthält die jeweiligen Zahlungswege
    (Bar, Scheck, EC-, Kreditkarte)
  • Z1-Bon enthält Umsätze des Trainingskellners
  • Z1-Bon enthält die Entnahmen

 

 

 

Weitere wichtige Angaben auf dem Einzelbericht, die im Rahmen von Betriebsprüfungen dann nachgefragt werden, wenn sie auf dem Musterbericht in der Bedienungsanleitung ausgegeben werden, aber auf dem vom Unternehmer vorgelegten Bericht unterdrückt werden.
Es handelt sich hierbei nicht um „Mussbestandteile“.

  • Z1-Bon enthält Kunden- und/oder Postenzähler
  • Z1-Bon enthält „Grand-Total-Speicher“ (GT-Speicher)
  • Z1-Bon enthält Bonnummernzähler

 

Werden im Rahmen des Tagesabschlusses weitere Ausdrucke/Berichte aus der Registrierkasse, z. B. Kombiberichte oder andere betriebswirtschaftliche Berichte, ausgedruckt, müssen auch diese aufbewahrt werden (s. 5.2)!

 

  • Welche Berichte wurden als Kombiberichte täglich abgerufen und aufbewahrt?

 

Berichtetäglichaufbewahrt
ŸBediener-/Kellner-/Verkäuferberichte mit Ausweis des „Trainingsbedieners“?¨¨
ŸHaupt-/und oder Warengruppenbericht¨¨
ŸArtikelbericht¨¨
ŸStundenumsatzbericht¨¨
ŸRechnungsbericht¨¨
ŸAusdrucke aus dem Trainingsspeicher¨¨
ŸSonstige Berichte:

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

¨¨

 

 

 

  1. Werden im Betrieb neben dem Tagesbericht/den Tagesberichten zusätzlich auch noch Monatsberichte in Schlüsselstellung „Z2“ bzw. „Z2“-Modus abgerufen, müssen auch diese aufbewahrt werden.

Welche Berichte wurden als Monatsberichte abgerufen und aufbewahrt?

 

Berichtemonatlichaufbewahrt
ŸFinanz-, Finanzarten-, Transaktionsbericht¨¨
ŸBediener-/Kellner-/Verkäuferberichte mit Ausweis des „Trainingsbedieners“?¨¨
ŸHaupt-/und oder Warengruppenbericht¨¨
ŸArtikelbericht¨¨
ŸStundenumsatzbericht¨¨
ŸRechnungsbericht¨¨
ŸAusdrucke aus dem Trainingsspeicher¨¨
ŸSonstige Berichte:

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

¨¨

 

Praxishinweis:
Für den Z2-Modus gibt es einen eigenen Z-Zähler, mit dem die Vollständigkeit der Z2-Berichte vom Betriebsprüfer überprüft werden kann.

 


 

  1. EDV-Registrierkassen (Kassentyp 3), Proprietäre Kassen (Kassentyp 4),
    PC-Kassen, PC-Kassensysteme


Werden im Betrieb entsprechende Kassensysteme oder auch Warenwirtschaftssysteme (z. B. bei Apotheken) oder sonstige vorgelagerte Systeme eingesetzt, gilt nach Gesetz und Rechtsprechung eine Einzelaufzeichnungspflicht auf Bonebene. Es sind folgende Unterlagen aufzubewahren, jedoch nicht in Papierform, sondern im System bzw. in den entsprechenden Systemsicherungen:

 

  • Organisationsunterlagen über die Organisation des Unternehmens
    • Organigramm
    • Ablauforganisation
    • Anwendungsbereich/e des o. g. Systeme

 

  • Verfahrensdokumentation (Anwenderdokumentation)
    (aktuell und historisch) mit mindestens folgenden Angaben:

    • Programmierhandbuch/-bücher, Programmbeschreibungen
    • Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbücher
    • Informationen über Aufbau und Struktur der Datenbank
      (z. B. in welchen Tabellen werden die Daten abgelegt,
      welche (internen) Prozeduren werden ausgeführt, welche
      Eingabe-/Auswertungsmöglichkeiten gibt es, etc.?)
    • Grundprogrammierung/Systemeinstellungen
      (Customizing)
    • Änderungen an der Grundprogrammierung (s. 7.2.4)
    • Stammdateninformationen
      (z. B. über Artikel-, Waren-, Hauptgruppen;
      Bedienerübersichten; Berechtigungen; Steuersätze;
      Modifier; Berichtswesen; Journale; Datenerfassungs-
      protokolle, etc.)
    • Weitere Dokumente/Dokumentationen, soweit sie für das
      Verständnis der Systemabläufe von Bedeutung sind:

                                                                             

                                                                             

                                                                             

                                                                             

                                                                             

 

 

  • Werden die Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen der
    GoBD erfüllt?

    • Sachlicher und zeitlicher Nachweis sämtlicher über das
      System erfasster Geschäftsvorfälle.
    • Jeder einzelne Geschäftsvorfall ist im System lückenlos
      nachvollziehbar, u. a.

      • Zeitpunkt und Uhrzeit der Bonierung sind erkennbar,
      • Geschäftsvorfall wird hinreichend erläutert,
      • bonierter Betrag, Mengen und Wertangaben sind
        erkennbar,
      • im System sind alle Storni (Sofortstorni,
        Managerstorni, etc.) erkennbar.
    • Eine Bedienerzugangsberechtigung sichert einen
      ordnungsgemäßen Umgang mit dem System.
    • Nachweis (Journal oder Datenerfassungsprotokoll mit
      einer vom System vergebenen einmaligen Sequenz-
      nummer
      ) über die vollständige, zeitgerechte und formal
      richtige Erfassung und Wiedergabe der
      Geschäftsvorfälle.
    • Korrektur falscher Registrierungen und Bonierungen
      durch im System erkennbare Stornierungen,
      Umbuchungen, etc.
    • Manipulationen und nachträgliche Veränderungen sind
      systembedingt nicht möglich. Beinhaltet das System
      programmmäßige Sicherungen und Sperren?
      (Wie werden die Daten, Stamm- und Bewegungsdaten,
      vor Manipulationen geschützt?)
  • Besteht ein internes Kontrollsystem?
    (Z. B. wie erfolgt die Kontrolle der Mitarbeiter, besteht
    eine sichere Zugangsverwaltung?)
  • Datenexport
    Können die Daten aus dem System in einem IDEA
    tauglichen Format exportiert werden?
  • Datensicherheit
    Liegen für den Aufbewahrungszeitraum (10 Jahre)
    sämtliche Daten (s. o.) vor?

[1]Retrograde Berechnungsmethode: die täglichen Tageseinnahmen werden durch Rückrechnung aus dem ausgezählten Tagesendbestand berechnet (s. auch Merkblatt Kassenführung bei Nutzung einer „offenen Ladenkasse“).

[2] POS = Point of Sale = Punkt des Einkaufs (für den Kunden)/Punkt des Verkaufs (für den Verkäufer).

[3] Steuerlich relevante Daten, u. a. Grund-, Stammdaten-, Bediener-, Artikel-, Warengruppenprogrammierung, etc.

[4] Nähere Informationen zur Speichererweiterung erhalten Sie auf den Internetseiten der Kassenhersteller.

[5] Bedienungsanleitungen sind auch über das Internet beziehbar.

[6] PLU = Price-Look-Up = Preis-Nachschlags-Code = Identifikationsnummer für Produkte.

[7] Siehe Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE.

[8] Beachte: Die Stornobelege sind aufzubewahren!

 

Diese Checkliste können Sie hier als PDF Datei erhalten.

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