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Checkliste Kassenführung
Inhalt

 

1.    Art der Kassenführung

2.    Offene Ladenkasse

3.    Registrierkassen und Proprietäre Kassensysteme

4.   Kassentypen 1 und/oder 2

5.   Tagesendsummenbons

6.   Monatsberichte

7.   EDV-Registrierkassen (Kassentyp 3), Proprietäre Kassen (Kassentyp 4), PC-Kassen, PC-Kassensysteme

 


Vorbemerkungen

Der Kassenführung kommt immer dann besondere Bedeutung zu, wenn der überwiegende Teil der Einnahmen, d. h. mehr als 10 %, über die Barkasse vereinnahmt wird. Die nachfolgende Checkliste gilt sowohl für Bilanzierende als auch bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss­rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG: Denn die Finanzverwaltung stellt an die Kassenführung bei einem Einnahmen-Überschuss-Rechner die gleichen Anforderungen wie bei einem Bilanzierenden.

 

Ohne ein Kassenbuch ist es in der Praxis schwierig, die Vollständigkeit der aufgezeichneten Einnahmen plausibel darzulegen. Daher verringert sich durch eine ordnungsgemäße Kassenführung mit einem Kassenbuch bei einem 4/3-Rechner in einer steuerlichen Betriebsprüfung das Risiko, dass der Betriebsprüfer die Buchführung verwirft und Hinzuschätzungen vornimmt.

 

Hinweis: Für die Verwendung einer offenen Ladenkasse, d. h. wenn die Kasse ohne technische Hilfsmittel geführt wird, besteht ein gesondertes Merkblatt mit weiteren Hinweisen und dem Muster eines Kassenberichts.

 

 

 

  1. Art der Kassenführung
    • Offene Ladenkasse ¨
    • Registrierkasse/n, Waage/n mit Registrierfunktion
      eventuell auch mit Mobilgeräten                                             ¨
    • Proprietäre Kassensysteme ¨
    • PC-Kassensystem/e, PC-Registrierkasse/n
      eventuell auch mit Mobilgeräten ¨

 

  1. Offene Ladenkasse 
    • Liegen fortlaufend nummerierte Kassenberichte vor?
    • Wenn 2.1 = S ja, sind die Kassenberichte nach der
      „retrograden“ Berechnungsmethode[1] aufgebaut?
    • Die Mandantin/der Mandant wurde darauf hingewiesen,
      dass sie/er den Kassenbericht eigenständig erstellen
    • Der Kassenbericht wird vom Mandanten/von der

Mandantin eigenständig geführt.

Praxishinweis:

Das Fehlen eines Zählprotokolls stellt nach Ansicht des BFH’s einen formellen Mangel von erheblicher Bedeutung dar (Urteil vom 20. 3. 2015 – X R 20/13, BFHE S. 249, 390).

 

Praxishinweis:

Denken Sie daran, dass untertägig Kassenfehlbeträge entstehen können, wenn vor Betriebseröffnung Barbeträge bei der Bank eingezahlt werden, die höher sind als der Kassenbestand am Vortag!

 

Praxishinweis:
Auf Eigenbelege über Entnahmen und Einlagen sollte geachtet werden, da ansonsten die Kassenführung und somit die Buchhaltung einen materiellen Mangel aufweist, der zu Zuschätzungen durch die Finanzverwaltung dem Grunde nach berechtigt.

 

                                                                             

                                                                             

                                                                             


 

  1. Registrierkasse/n und Proprietäre Kassensysteme 
    • Allgemeine Angaben zu Kassensystemen:
      • Kassenaufsteller
        Name:
        Anschrift:              
        Ansprechpartner:  
        Telefonnummer:                                                              
        Mobilnummer:                                                                 
        Email: 
      • Welche Art von Registrierkasse wird im Betrieb eingesetzt?
        (ggf. fragen Sie den Kassenhersteller bzw. Kassenaufsteller)

        • EDV – Registrierkasse (Kassentyp 1):
          Registrierkasse mit Bondruck (für den Kunden) und Journal-
          druck (zwei Druckwerke für Papierrollen), keine Schnittstelle,
          um Daten (= Einzelaufzeichnungen) zu exportieren. ¨
        • EDV – Registrierkasse, Proprietäres Kassensystem
          (Kassentyp 2):

          Registrierkasse mit Bondruck (für den Kunden und nur
          einem Laufwerk für eine Papierrolle), mit begrenztem Speicher
          für das elektronische Journal, keine Schnittstelle, um Daten
          (= Einzelaufzeichnungen) zu exportieren.                                          ¨
Praxishinweis:

Die Kassentypen 1 und 2 dürfen nur noch bis zum 31.12.2016  genutzt werden. Danach muss zwingend auf EDV-Registrierkassen der Kassentypen 3, 4 oder PC-Kassen umgestellt werden.
Werden die Kassen des Kassentyps 2 aufgerüstet, so dass diese die Daten langfristig speichern und exportieren können, sind sie den Kassentypen 3 bzw. 4 zuzuordnen!

 

 

 

Fabrikat
oder
Typbezeichnung
Seriennummer Einsatzzeitraum Anzahl Einsatzort/e
von bis
 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Wenn Sie in Ihrem Betrieb eine Registrierkasse der Kassentypen 1 und/oder 2 (s. 3.1.2) einsetzen, müssen zwingend die folgenden Organisationsunterlagen aufbewahrt werden (ggfs. müssen diese vom Kassenhersteller oder -aufsteller angefordert werden).

 

4.1      Bedienungsanleitung[5]

4.2      Programmieranleitung

4.3      Sonstige Organisationsunterlagen

4.4      Grundprogrammierung und Customizing,
u. a. der Stammdaten
(ggf. vom Kassenaufsteller ausdrucken oder
auf einem externen Datenträger speichern lassen)

4.5      Protokolle nach jeder Änderung der Programmierung
durch den Kassenaufsteller bzw. den Unternehmer selbst     ¨
(z. B. Änderung der Artikelpreise (bei PLU-Systemen[6]),
der Bediener, der Warengruppen, etc.)

4.6      Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-,
Bediener- und/oder Trainingsspeichern

4.7      Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung
(z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken
von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken
von Daten- und Speicherinhalten)

4.8      Verfahrensdokumentation (aktuell und historisch)

4.9      Sofern die Registrierkasse noch über ein Papierjournal
verfügt:
Wurden die Journalrollen aufbewahrt?

4.10    Wurden Durchschriften der Rechnungen, die mit
Hilfe der Registrierkasse erstellt wurden, aufbewahrt?

Praxishinweis:

Rechnungen auf Thermopapier, das mit den Jahren verblasst, bitte auf Papier kopieren. Original und Kopie zur Buchführung nehmen und auf-bewahren! [7]

 

4.11    Sonstige aufbewahrte Unterlagen:

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    

                                                                                                    
 

  1. Wenn die Journalrollen nicht aufbewahrt wurden (siehe 4.9), müssen die Tageseinnahmen durch Ausdruck und Aufbewahrung eines Tagesendsummenbons
    (= Finanzberichte, Transaktionsberichte, o. Ä.) nachgewiesen werden.
Praxishinweis:
Werden die Tagesendsummenbons auf  Thermopapier ausgedruckt, sollte sichergestellt werden, dass diese auch noch am Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) lesbar sind (im Notfall kopieren!).

 

¨         Kombibericht,
z. B. bestehend aus Bediener-, Finanz- und Warengruppenbericht?
(weiter mit 5.2.1 ff.)

 

Mussbestandteile, die auf dem Einzelbericht (siehe 5.1) enthalten sein müssen:

 

 

 

Weitere wichtige Angaben auf dem Einzelbericht, die im Rahmen von Betriebsprüfungen dann nachgefragt werden, wenn sie auf dem Musterbericht in der Bedienungsanleitung ausgegeben werden, aber auf dem vom Unternehmer vorgelegten Bericht unterdrückt werden.
Es handelt sich hierbei nicht um „Mussbestandteile“.

 

Werden im Rahmen des Tagesabschlusses weitere Ausdrucke/Berichte aus der Registrierkasse, z. B. Kombiberichte oder andere betriebswirtschaftliche Berichte, ausgedruckt, müssen auch diese aufbewahrt werden (s. 5.2)!

 

 

Berichte täglich aufbewahrt
Ÿ Bediener-/Kellner-/Verkäuferberichte mit Ausweis des „Trainingsbedieners“? ¨ ¨
Ÿ Haupt-/und oder Warengruppenbericht ¨ ¨
Ÿ Artikelbericht ¨ ¨
Ÿ Stundenumsatzbericht ¨ ¨
Ÿ Rechnungsbericht ¨ ¨
Ÿ Ausdrucke aus dem Trainingsspeicher ¨ ¨
Ÿ Sonstige Berichte:

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

¨ ¨

 

 

 

  1. Werden im Betrieb neben dem Tagesbericht/den Tagesberichten zusätzlich auch noch Monatsberichte in Schlüsselstellung „Z2“ bzw. „Z2“-Modus abgerufen, müssen auch diese aufbewahrt werden.

Welche Berichte wurden als Monatsberichte abgerufen und aufbewahrt?

 

Berichte monatlich aufbewahrt
Ÿ Finanz-, Finanzarten-, Transaktionsbericht ¨ ¨
Ÿ Bediener-/Kellner-/Verkäuferberichte mit Ausweis des „Trainingsbedieners“? ¨ ¨
Ÿ Haupt-/und oder Warengruppenbericht ¨ ¨
Ÿ Artikelbericht ¨ ¨
Ÿ Stundenumsatzbericht ¨ ¨
Ÿ Rechnungsbericht ¨ ¨
Ÿ Ausdrucke aus dem Trainingsspeicher ¨ ¨
Ÿ Sonstige Berichte:

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                        

¨ ¨

 

Praxishinweis:
Für den Z2-Modus gibt es einen eigenen Z-Zähler, mit dem die Vollständigkeit der Z2-Berichte vom Betriebsprüfer überprüft werden kann.

 


 

  1. EDV-Registrierkassen (Kassentyp 3), Proprietäre Kassen (Kassentyp 4),
    PC-Kassen, PC-Kassensysteme


Werden im Betrieb entsprechende Kassensysteme oder auch Warenwirtschaftssysteme (z. B. bei Apotheken) oder sonstige vorgelagerte Systeme eingesetzt, gilt nach Gesetz und Rechtsprechung eine Einzelaufzeichnungspflicht auf Bonebene. Es sind folgende Unterlagen aufzubewahren, jedoch nicht in Papierform, sondern im System bzw. in den entsprechenden Systemsicherungen:

 

 

                                                                             

                                                                             

                                                                             

                                                                             

                                                                             

 

 

[1]Retrograde Berechnungsmethode: die täglichen Tageseinnahmen werden durch Rückrechnung aus dem ausgezählten Tagesendbestand berechnet (s. auch Merkblatt Kassenführung bei Nutzung einer „offenen Ladenkasse“).

[2] POS = Point of Sale = Punkt des Einkaufs (für den Kunden)/Punkt des Verkaufs (für den Verkäufer).

[3] Steuerlich relevante Daten, u. a. Grund-, Stammdaten-, Bediener-, Artikel-, Warengruppenprogrammierung, etc.

[4] Nähere Informationen zur Speichererweiterung erhalten Sie auf den Internetseiten der Kassenhersteller.

[5] Bedienungsanleitungen sind auch über das Internet beziehbar.

[6] PLU = Price-Look-Up = Preis-Nachschlags-Code = Identifikationsnummer für Produkte.

[7] Siehe Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE.

[8] Beachte: Die Stornobelege sind aufzubewahren!

 

Diese Checkliste können Sie hier als PDF Datei erhalten.

Checkliste Kassenführung

Steuerberatung Geurink // Steuerberater in Mönchengladbach und Grevenbroich